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Médiathèque départementale de la Haute-Saône

Informatiser la gestion de la bibliothèque

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L'informatisation d'une bibliothèque en milieu rural n'a de sens que si elle s'accompagne d'une réelle amélioration du service proposé aux usagers. L'informatique doit être avant tout un outil au service du bibliothécaire et non pas l'inverse. L'objectif premier est d'améliorer le travail du bibliothécaire et le service rendu au public, en automatisant toutes les fonctions répétitives que sont le catalogage, la recherche, le prêt, les statistiques, l'édition de courriers de relance, de listes de nouveautés.

La gestion des prêts se trouvant accélérée, le fonds connaît une meilleure rotation et les usagers attendent moins aux moments d'affluence, les recherches sont plus faciles, plus rapides, plus complètes (portant à la fois sur le fonds propre de la bibliothèque et les documents déposés par la Médiathèque départementale), ce qui permet aux usagers de gagner en autonomie. Les gains de temps donnent alors plus de disponibilité pour l'accueil du public ou l'animation. La bibliothèque peut disposer d'outils informatiques de type accès Internet, messagerie... Mais l'informatisation passe par l'installation d'un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB).

L'informatisation d'une bibliothèque en milieu rural n'a de sens que si elle s'accompagne d'une réelle amélioration du service proposé aux usagers. L'informatique doit être avant tout un outil au service du bibliothécaire et non pas l'inverse. L'objectif premier est d'améliorer le travail du bibliothécaire et le service rendu au public, en automatisant toutes les fonctions répétitives que sont le catalogage, la recherche, le prêt, les statistiques, l'édition de courriers de relance, de listes de nouveautés.

La gestion des prêts se trouvant accélérée, le fonds connaît une meilleure rotation et les usagers attendent moins aux moments d'affluence, les recherches sont plus faciles, plus rapides, plus complètes (portant à la fois sur le fonds propre de la bibliothèque et les documents déposés par la Médiathèque départementale), ce qui permet aux usagers de gagner en autonomie. Les gains de temps donnent alors plus de disponibilité pour l'accueil du public ou l'animation. La bibliothèque peut disposer d'outils informatiques de type accès Internet, messagerie... Mais l'informatisation passe par l'installation d'un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB).

L'étude préalable

Il convient d'abord d'entamer une réflexion centrée sur les besoins de la bibliothèque, actuels et à venir, et de déterminer précisément quelles sont les fonctions à informatiser. L'analyse de l'existant concerne :
- Les locaux : superficie, espaces libres pour les postes, réaménagements possibles, les collections : nombre d'ouvrages (un minimum de 3 000 semble être une base de départ convenable), supports disponibles et à venir
- Le personnel : en nombre suffisant pour la pose des codes-barres et le catalogage du fonds ? Formation suffisante à l'informatique et au catalogage ?
- Le budget : que peut-on raisonnablement demander à l'élu, selon l'origine de la demande d'informatisation ?
- Le paramètre temps : la médiathèque devra-t-elle fermer lors de la reprise du fonds et de la formation ? Combien de temps ?
- Le public : quelle plus-value pour lui ? Il est important de communiquer sur les désagréments à venir (fermeture au public) en présentant les avantages futurs.

L'informatisation est envisageable si tout s'y prête : local agréable équipé d'un mobilier adapté, budget d'acquisition, personnel formé au catalogage et à l'indexation. L'informatisation est une opportunité pour repenser le fonctionnement de la bibliothèque : changements dans le classement et les cotes, utilisation d'une indexation par sujet, désherbage...

L'étude préalable correspond à une période de réflexion qui permet de concrétiser le projet et d'en déterminer l'opportunité, afin de l'argumenter auprès des élus. C'est au cours de cette étape que sont définis les objectifs et les avantages attendus et qu'est mise en place l'organisation générale de l'opération. Le fonctionnement actuel de la bibliothèque est mis à plat afin de déterminer si des changements sont nécessaires dans les méthodes de travail et d'organisation.

L'informatisation ne se justifie pas partout. Elle doit être envisagée en fonction de critères d'activité suffisants :

- Un local réservé exclusivement à la bibliothèque
- Un fonds d'au moins 3 000 documents
- Un volume de transactions moyen d'au moins 15 prêts par an par inscrit
- Un personnel formé à la bibliothéconomie
Dans le cas d'une volonté d'informatisation, il est alors important de pouvoir fixer un cadre juridique et technique à cette démarche. Ainsi, il est nécessaire d'établir un cahier des charges précis sur les attentes liées à cette démarche.

Le cahier des charges

Le cahier des charges ou cahier des clauses techniques particulières (CCTP) présente :
- les raisons pour lesquelles la bibliothèque désire s'informatiser,
- la commune, la bibliothèque et les évolutions qu'elle prévoit,
- les éventuelles contraintes techniques à prendre en compte : câblage, configuration,
- les principales fonctionnalités logicielles requises,
- les modalités de maintenance et garantie, les conditions de mise à jour, les formations,
- une série de questions auxquelles le soumissionnaire répondra ; elles doivent être ciblées sur quelques points importants qui permettront de faire la différence entre les offres...
- une date limite de retour des dossiers et un échéancier « idéal ».

Pour ce qui est des fonctionnalités du SIGB, il faut savoir que les informations gérées par un SIGB sont organisées autour de quatre fichiers principaux :
1. Le fichier des notices bibliographiques
2. Le fichier des notices autorités
3. Le fichier des exemplaires
4. Le fichier des lecteurs

La circulation des documents avec les fonctionnalités suivantes :
- Prêts et retours : il faut pouvoir paramétrer les règles de prêt (durée du prêt et nombre maximum de documents à prêter) en fonction des catégories d'emprunteurs, du type de documents, de la localisation et du statut.
- Réservations : le SIGB paramètre les réservations selon le nombre, la durée, le type de documents. Un message d'alerte doit s'afficher au retour des documents.
- Retards : édition automatique des lettres de rappel.

Le logiciel doit également permettre :
- La recherche documentaire
Les logiciels de gestion de bibliothèque offrent souvent un niveau de recherche "professionnel" et un niveau de recherche adapté au public. La recherche doit pouvoir se faire sur les principaux champs de la notice et permettre de croiser plusieurs critères.

- Les acquisitions
La gestion des commandes comprend la création de bons de commandes (par fournisseur), la réception des commandes (pointage, intégration dans le catalogue, possibilité de réception de documents hors commande), le suivi des bons de commandes (édition de la liste des ouvrages restant à livrer, édition de relances).

Le SIGB comprend enfin d'autres fonctionnalités telles que :
- récolement
- statistiques
- éditions notamment pour les mailings (retards, animations, informations).
- OPAC (catalogue en ligne) qui permet aux usagers de consulter le catalogue sur Internet, d'effectuer des recherches, de réserver des documents, de consulter leurs emprunts.

Ce cahier des charges doit être envoyé à plusieurs éditeurs, afin d'obtenir au moins 3 devis pour répondre aux demandes, selon certains seuils, du code des marchés publics et ainsi s'assurer de la légalité de la démarche.

Pour des raisons budgétaires, il peut être intéressant d'envisager un projet d'informatisation en logiciel libre.

Le choix de l'offre


A réception des offres, la commission procède d'abord à l'ouverture des dossiers administratifs des candidatures puis à l'examen des offres. En cas de dossier administratif incomplet, l'offre est éliminée sans être examinée. Le dépouillement des offres nécessite l'établissement de différents tableaux comparatifs selon ses critères de choix :

- tableau comparatif des situations commerciales et financières des sociétés, ainsi que de ses références
- tableau comparatif des offres financières par lots
- tableaux comparatifs par module du système : les possibilités de chaque offre sont à classer par ordre d'importance en fonction des priorités choisies par la bibliothèque.
- tableaux comparatifs des matériels proposés
- tableaux comparatifs concernant le calendrier de l'opération, l'assistance, la formation, la documentation, la garantie, les différents types de maintenance (sur site et télémaintenance : intervention sur incident, mode de traitement des anomalies, coût, délai d'intervention), les nouvelles versions du logiciel (cadre précis d'installation, délai d'installation et coût).
Une fois le choix arrêté, le Conseil municipal doit rendre une délibération et voter un budget. La délibération permet de passer la commande de matériel et logiciel et doit être jointe à une éventuelle demande de subvention.

Et après le choix et l'installation du SIGB ?

Le plus important, et le plus long, reste à faire : saisir l'ensemble des documents (livres, CD, vidéos...) de la bibliothèque avec pour chacun :
- la récupération (ou, dans certaines conditions, la création) d'une notice bibliographique, véritable carte d'identité du document
- l'attribution d'un numéro d'exemplaire sous forme de code-barres qui servira au prêt et à la localisation du document

A l'occasion de l'informatisation du fonds, il est INDISPENSABLE de procéder à un DESHERBAGE des collections et de revoir éventuellement la cotation des documents, l'indexation Dewey, l'indexation sujet...

L'informatique fait-elle gagner du temps ?

Si vous gérez manuellement avec toute la rigueur souhaitable, vous gagnerez du temps avec l'informatique. Il faut cependant être conscient que les premiers pas de l'informatisation vous prendront beaucoup de temps (formation, paramétrage du logiciel et saisie rétrospective), temps que vous récupérerez par la suite.

Si votre gestion manuelle est incomplète (par exemple sans catalogue, ni statistiques), l'apport de l'informatisation se traduira plus par l'amélioration de la qualité de votre gestion que par un réel gain de temps. A temps égal, vous travaillerez mieux et rendrez un bien meilleur service aux lecteurs. Une bibliothèque, même informatisée, reste une bibliothèque. On ne peut se dispenser du savoir faire nécessaire à la bonne gestion de toute bibliothèque : cataloguer, coter, indexer et choisir les livres, faire vivre les collections...

En revanche, l'informatique permet de consacrer moins de temps à ces tâches.

En conclusion

En conclusion, les bénéfices d'une informatisation :

1. Faciliter le travail de l'équipe
L'utilisation d'un logiciel de gestion de bibliothèque permet de limiter les tâches manuelles de classement des fiches de prêt, facilite l'inventaire des collections. Elle optimise le suivi des collections (achats, désherbage) et des prêts, y compris ceux effectués par la MDP70.

2. La gestion des emprunteurs est également facilitée.

3. Renforcer les services aux usagers
Les prêts et retours sont effectués de façon plus rapide et efficace, limitant le temps d'attente. L'équipe peut renseigner de façon plus précise les usagers sur les documents disponibles ou en attente de retour, et peut ainsi gérer au mieux les demandes de réservations des lecteurs.
L'intégration des notices des documents prêtés par la MDP70 permet une gestion sur la globalité des collections présentes à la bibliothèque.

La présence d'un poste en libre accès peut permettre aux usagers d'être plus autonome sur leurs recherches.

 

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